G Suite adalah serangkaian alat produktivitas komputasi awan dan perangkat lunak kolaborasi serta perangkat lunak yang ditawarkan secara berlangganan di Google. Alat ini menggabungkan berbagai fitur untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah produktivitas yang sering dihadapi oleh perorangan maupun berbagai perusahaan dan organisasi. Didalamnya, terdapat beberapa produk untuk email, pembuatan dokumen, presentasi, kalender, drive, dan masih banyak lagi. Pada dasarnya G Suite adalah sebuah aplikasi yang menggabungkan tools project management dan komunikasi. Diharapkan dengan mengenal produk-produk G Suite, rekan-rekan akan lebih sering lagi berkolaborasi dalam mengelola dan berbagi dokumen.

Apa itu G Suite

G Suite pertama kali diluncurkan pada tanggal 28 Agustus 2006 dengan nama Google Apps for Work. Mereka juga sempat menjadi Google Apps for Your Domain sebelum akhirnya dirilis ulang oleh Google dibawah nama G Suite. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, G Suite adalah sebuah tools, software, dan produk yang dibuat khusus oleh Google untuk mendukung produktivitas dan kolaborasi. Karena data disimpan di Cloud, Anda dapat mengaksesnya dari mana saja selama terhubung dengan internet.

Produk-produk G Suite

Produk-produk G Suite dibagi menjadi empat bagian penting, yaitu:

• Untuk berkomunikasi, G Suite menyediakan aplikasi Gmail, Meet, dan Calendar.
• Penyimpanan dokumen dan file-file disediakan dalam aplikasi Google Drive.
• Pengolahan dokumen gunakan Google Docs, Sheets, Slides, Forms, dan Sites.
• Serta panel Admin dan Vault untuk mengatur dan mengelola users (pengguna) dan servisnya.

Mengakses produk-produk G Suite

Ada beberapa cara untuk mengakses produk-produk G Suite

1. Melalui alamat URLs. Aplikasi Gmail dapat diakses dengan memasukkan alamat https://mail.google.com pada browser Anda.
2. Melalui aplikasi dari Google Play Store untuk Android, maupun Apple App Store untuk iOS.
3. Melalui shortcut di halaman awal browser Google Chrome. Contohnya seperti di bawah ini:

Bekerja dengan G Suite dari Rumah

Dengan berkolaborasi menggunakan platform G Suite dapat membantu Anda bekerja secara remote dari manapun Anda berada. Berikan hak edit untuk orang-orang yang dapat merubah dokumen, atau hanya view-only yang hanya dapat membaca dokumen. Bagikan untuk semua orang yang terhubung ke internet atau hanya beberapa orang saja baik dari satu perusahaan atau bagikan perorangan. 

Membagikan dokumen dengan orang lain dan group

Di setiap aplikasi G Suite akan disertakan tombol perintah untuk memberikan hak akses ke seseorang atau group dari perusahaan. Ikuti langkah di bawah untuk memulai berbagi:

1. Buka salah satu aplikasi G Suite, misalnya aplikasi Google Docs. Pada bagian toolbar di kanan atas tekan tombol tombol Share (bagikan) untuk memberi hak akses.

1. Tambahkan hak akses berdasarkan nama atau email, seperti gambar di bawah:

1. Anda juga dapat membagi hak akses dengan membagikan alamat link. Dengan cara ini, Anda tidak harus menentukan nama atau grup ketika berbagi. Cukup membagikan alamat link, orang yang mempunyai alamat link dapat langsung mengakses dokumen.

Publikasikan di Web

Dokumen di G Suite, selain dapat dibagikan ke orang lain, dapat juga dipublikasikan di web. Fitur ini sangat bermanfaat jika Anda berencana untuk membagikan dokumen agar dilihat oleh semua orang. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pada menu File di Google Docs, pilih sub menu Publikasikan di Web.
2. Pada kotak dialog Publikasikan di Web, tekan tombol Publikasikan.

1. Salin alamat link yang ada di tab Tautan. Bagikan link tersebut melalui email, atau akun sosmed.

Ringkasan

Mudah-mudahan sedikit demi sedikit akan meninggalkan kebiasaan cara lama, yaitu mengupload dan mendownload dalam berbagi dokumen, menjadi menyimpannya di cloud dan mengajak kolaborasi mengedit dokumen. Seperti kolaborasi yang ada di video ini: