Bagian pembelian merupakan salah satu terpenting dalam perusahaan, karena berhubungan langsung dengan aktivitas pembelian, penyediaan barang, dan penghematan biaya.
Negosiasi adalah sebagai suatu proses yang melibatkan 2 atau lebih pihak yang saling tergantung untuk merealisasikan tujuannya masing-masing. Selain keterampilan dan pengetahuan akan sistem pembelian yang baik, seorang staff purchasing/GA juga harus terampil melalukan negosiasi dengan pihak supplier/ vendor. Hal tersebut agar perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa yang tepat dengan mutu yang sesuai dan harga yang wajar.
Teknik negosiasi secara efektif dan cara meningkatkan hubungan langsung dengan para supplier untuk lebih mengefisiensikan biaya. Serta mendapatkan supplier terbaik serta hasil pembelian terbaik.
Berikut beberapa tips negosiasi General Affair (GA), sebagai berikut:
Komunikasikan Kebutuhan
Kamu sebagai General Affair (GA) perlu memahami apa yang kamu butuhkan jika kamu ingin mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Komunikasikan kebutuhan kamu dengan jelas. Ketahui spesifikasi produk yang kamu inginkan sehingga tidak bingung ketika berhadapan dengan mereka. Mereka mungkin akan menawarkan beberapa produk lain di luar kebutuhan kamu. Tetapi jika kamu sudah memahami kebutuhannya, kamu bisa lebih mudah menyortir penawaran mereka. Kamu akan mendapatkan harga akurat jika menjelaskan fitur-fitur yang kamu butuhkan secara spesifik.
Riset Harga
Lakukan riset mengenai harga produk yang kamu cari di pasaran. Ketahui harga yang kompetitor supplier tawarkan. Dengan hal itu, kamu pasti akan bisa lebih mudah memperkirakan seberapa banyak potongan harga yang bisa kamu negosiasikan kepada calon pemasok.
Tanyakan Referensi Pelanggan
Minta beberapa data pelanggan sebelum kamu melakukan negosiasi dengan supplier. Kamu bisa menjadikan mereka sebagai rujukan. Jika kamu menanyakan dengan baik, kamu bisa mendapatkan berbagai informasi penting mengenai harga, kualitas produk, dan bahkan pengalaman yang mereka dapatkan selama bekerja sama dengan calon pemasok.
Kesepakatan yang Menguntungkan
Luangkan waktu demi meningkatkan keuntungan yang bisa kamu dapatkan dalam sebuah kesepakatan. Jika supplier tidak memberikan harga yang rendah, kamu dapat fokus pada kesepakatan lain seperti uang muka yang rendah, garansi yang lebih lama, potongan dalam pembelian besar, bunga yang lebih rendah, jangka waktu pembayaran yang lebih murah, atau mendapat bonus lain.
Negosiasikanlah masalah apapun mengenai keuntungan yang bisa bisnis kamu dapatkan dari supplier. Hal ini sangat berarti untuk pergerakan dan perkembangan perusahaan atau bisnis kamu ke depannya.
Tawarkan Uang Muka
Jika potongan harga sangat penting bagi kamu, kamu bisa coba menawarkan pembayaran deposit yang lebih besar kepada supplier lho. Kira-kira sekitar 50 sampai 70% dari harga total. Semakin besar jumlah uang muka yang kamu tawarkan, maka semakin besar potongan harga yang bisa kamu raih.
Sesuaikan Budget
Lakukanlah riset dan tentukan budget yang ingin keluarkan. Informasikan ke supplier bahwa kamu ingin memesan dengan jumlah quantity yang besar dan mintalah harga yang cocok sesuai dengan budget kamu tentunya. Jika harga tidak sesuai dengan keinginan, maka jangan ragu untuk mengatakan bahwa kamu membutuhkan potongan harga atau menginginkan harga yang lebih murah dari supplier lainnya.
Posisikan Diri
Jangan menganggap negosiasi dengan supplier sebagai sebuah pertarungan yang harus dimenangkan. Anggaplah ini sebagai usaha untuk bekerja sama. Supplier Anda juga sedang mencari untung. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda memposisikan diri sebagai supplier dan mencari tahu kebutuhan mereka sehingga kebutuhan kedua belah pihak dapat sama-sama terpenuhi.
Bandingkan Supplier
Kamu harus punya perbandingan untuk mendapatkan penawaran yang terbaik. D.C. Fawcett, dari Paramount Digital Publishing mengatakan bahwa ia menemui beberapa supplier dan memberitahu masing-masing dari mereka bahwa ia mendapatkan beberapa penawaran bagus. Cara ini bisa kamu lakukan untuk membandingkan penawaran dari satu supplier dengan yang lain. Supplier yang mengetahui hal ini juga akan lebih bersemangat dalam memberikan penawaran yang paling menarik.
Jalin Relasi
Setelah menemukan pemasok yang tepat, maka kini kamu hanya perlu mempertahankan mereka. Perlakukanlah mereka kamu seperti partner. Bila supplier kamu merasa senang bekerja sama dengan kamu, maka mereka akan sangat mungkin memberikan lebih banyak manfaat untuk bisnis kamu.
Untuk mempermudah komunikasi kamu dengan supplier, coba pertimbangkan untuk menggunakan sistem otomatis dalam manajemen supplier kamu. Sistem otomatis yang baik menyediakan berbagai kemudahan seperti portal online untuk kamu dan supplier, penyimpanan data supplier yang lengkap, dan masih banyak lagi.
Nah, itulah sobat Kepo beberapa tips negosiasi general affair untuk mendapatkan penawaran terbaik dari supplier,
Selamat Mencoba, semoga mendapatkan hasil yang memuaskan… Ganbatte….
